Личные и рабочие дела имеют одно неприятное свойство: они копятся. Это приводит к разным последствиям. Например, у вас может быть одно дело, которое вдруг прерывается еще двумя. Что делать? Откладывать первое и браться за них? И если так, то как в этом случае вернуться и доделать первое?
Незавершенные дела накапливаются и погружают нашу жизнь в хаос. Очень трудно последовательно выполнять все свои задачи. Нужна простая и эффективная система, которая наладит все винтики и позволит разгрузить мозг. Для этого вам может пригодиться .
Канбан - это система организации производства и снабжения, позволяющая реализовать принцип «точно в срок». Персональный канбан - система организации своих дел, позволяющая эффективно и в срок их завершать. Лучший персональный канбан - визуальный. С его помощью легко и эффективно можно разобраться со своими задачами.
Он очень похож на систему . Он состоит из контейнеров (или колонок) пунктов дел на разных стадиях завершения. Вы можете классифицировать различные типы действий, используя цвет или разные линии. Таким образом, можно видеть задачи в их контексте.
Есть два принципа персонального канбана:
- Визуализировать свою работу.
- Ограничить свою работу в ходе выполнения.
Как это можно сделать? Для визуализации запишите все свои действия на . Затем вы можете перемещать их по диаграмме рабочего процесса, созданной на доске. Вы также можете использовать стикеры разных цветов для визуального отображения различных групп действий.
Самый простой канбан состоит из трех колонок:
- Список дел (To Do)
- Дела в процессе выполнения (Doing)
- Сделано (Done)
Более продвинутые варианты включают большее количество колонок. Те, кто их используют, добавляют особые функции, что помогает эффективно браться за большие проекты. Советуем вам первым делом освоить простой канбан, а затем переходить к более сложному.
Расширенный персональный канбан может включать до девяти колонок.
Цели
Эта колонка поможет держать ваши прямо перед собой. При этом они наглядны и физически осязаемы. Того, что не записано, не существует. Это правило как нельзя лучше работает в отношении целей.
Проекты
Данная колонка предназначена для тех проектов, к которым вам нужно прийти или о которых не нужно забывать. Удержание их в поле зрения помогает быстрее добраться до них. Когда будете готовы начать проект, то можете «использовать бегунки», то есть перемещать его во времени.
Резервные дела
Это дела, которые могут стать важными на каком-то этапе вашей жизни. Можете сегментировать их по времени и выполнять, когда появятся свободные часы.
Обучение/улучшение
Здесь будет все, что связано с обучением и улучшением жизни. Сюда же можно записывать абсолютно любые идеи из этой области. Вы можете вписывать название книг и курсов, чтобы вернуться к ним, когда будет свободное время.
Готово/в ожидании/на этой неделе
Эта колонка предназначена для дел, требующих внимания на этой неделе. Они должны быть в вашем сознании. Когда эти элементы созреют для действия, переместите их из колонки «Резервные дела» прямо сюда.
Помните второе правило персонального канбана и ограничьте свою работу. Стремитесь к тому, чтобы количество элементов в этой колонке не превышало 5-6 единиц. Большее количество дел может морально подавить.
Сегодня/действие
Эти пункты требуют немедленного внимания. В своем ежедневном планировании просмотрите колонку «Готово» (5) и выберите те, которые можно переместить в эту. Однако не перегружайте ее. Ограничьте список до 3. Таким образом вы сможете сфокусироваться, не отвлекаясь на большое количество задач.
В процессе
Для элементов, над которыми вы сейчас работаете. Их цель состоит в том, чтобы как можно быстрее отправить ее в колонку 9 («Сделано»).
Ожидание
Этот столбец предназначен для элементов, которым требуется действие другого человека (начальника, клиента), прежде чем их можно перемещать в другое место. Или же это дела, которым требуются деньги или определенное время.
Сделано
Столбец для выполненных действий. Наслаждайтесь приливом азарта при перемещении в эту колонку. Эти дела не нужно удалять, копите их. Возможно, когда-нибудь эта информация вам поможет. Например, выяснить, дела из какой области своей жизни вы выполняете чаще всего или не выполняете вовсе.
Можете также проанализировать, какие незапланированные дела появляются у вас в течение дня.
- Откуда они берутся?
- Сколько часов в день они занимают?
- Из каких они областей?
Как уже было сказано, вы можете настроить свой личный канбан как пожелаете. Но можете начать, используя нашу заготовку. Изменения будете вносить уже по ходу дела.
Желаем вам удачи!
Не так давно я имел честь в рамках интервью пообщаться с Рафалом Морисоном, ведущим специалистом Ирландии в сфере персональной продуктивности и автором отличного блога под названием Creating Personal Flow . Я получил огромное удовольствие, вопросы Рафала были очень тщательно продуманы и заставили меня хорошенько обдумать ответы, как с точки зрения человека, следующего философии GTD, так и специалиста, обучающего этой системе других. Ниже приведен текст интервью, опубликованного блоге Рафала: «GTD и канбан»
Сегодня я с удовольствием представляю вашему вниманию интервью с Паскалем Венье. Мы обсудили совмещение двух методов: Getthing Things Done Дэвида Аллена и Канбан.
Лично я получил массу удовольствия во время проведения интервью и подготовки вопросов. Надеюсь, в будущем таких бесед будет больше.
Ну что, приступим?
Если не против, расскажите немного о себе.
Я коуч и инструктор по персональной продуктивности, живу в Оттава-Гатино, главной провинции Канады. Я француз, более 20 лет проработал университетским профессором в Великобритании. Мне довелось поработать в университетах Ливерпуля, Манчестера и Солфорда. Последние 15 или около того лет я серьезно интересуюсь вопросом личной продуктивности. В прошлом году я реализовал свое давнее намерение и открыл собственную практику, предлагающую коучинг и тренинги по личной продуктивности. Тот факт, что я проживаю в Канаде, не мешает мне предлагать услуги желающим со всего мира: я частый гость в Великобритании и Франции, также я провожу коучинги удаленно, через Skype. В данный момент я завершаю работу над французским переводом книги Джима Бенсона и Тониэнн ДеМария Барри «Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life» .
Как долго вы практикуете GTD и/или прочие методы повышения продуктивности?
GTD я занимаюсь уже почти 9 лет. Я открыл для себя книгу летом 2004 года. Это без преувеличения было открытие. В отличие от других методик тайм-менеджмента, которые я пробовал использовать ранее, этот метод не только помог мне взять под контроль (вернее было бы сказать вернуть под контроль) рабочие процессы и распланировать свои дальнейшие действия. Самое главное – он позволил мне быть необычайно гибким и готовым быстро приспосабливаться к любым изменениям.
Каким методом вы пользуетесь больше других?
В данный момент я совмещаю Getting Things Done и личный канбан. Там все четко, плюс оба метода ориентируются на «движение» задач по определенным категориям. Я называю канбан внешним интерфейсом моей GTD системы. Система управления рабочими процессами от GTD помогает держать все под контролем. Шестиуровневая модель обзора работы позволяет разобраться со временем выполнения той или иной задачи, что не всегда так просто, как кажется. Ну и канбан помогает не просто доводить дела до конца, а еще и учит отделять зерна от плевел.
Что привлекло вас в системе канбан?
В первую очередь ее предельная простота. Здесь есть только два правила: визуализируй свою работу и ограничивай текущие задачи. Я – человек с чрезвычайно развитым визуальным восприятием, плюс я постоянно прибегаю к диаграмме связей, поэтому меня привлекает то, как представлены задачи в визуальном плане в виде самоклеющихся цветных листочков. Также мне нравится необходимость ограничивать количество задач, над которыми ты работаешь одновременно – это ощутимо помогает в доведении всех задач до логического завершения. Канбан предоставляет ту временную составляющую, на которую ты можешь опираться во время диалога с коллегами или самим собой.
Каким образом канбан повысил вашу производительность?
Он заставляет быть более избирательным относительно того, чем ты хочешь заниматься, учит расставлять правильные приоритеты. Благодаря ему ты не чувствуешь себя загруженным той массой дел, как это было бы если бы ты просто выписал все свои задания в один длинный список. Еще очень важное свойство канбана – это возможность ясно видеть тот объем задач, который ты уже выполнил. Во время недельного обзора/разбора ты реально видишь все, чего ты добился за это время – ты действительно поднимаешься в собственных глазах. С психологической точки зрения – это чрезвычайно мощный мотиватор.
Научил ли вас канбан лучше концентрироваться и эффективнее работать над выбранными проектами/задачами?
Да, канбан определенно улучшил мою способность концентрироваться на нужных вещах. WIP ограничение (work in progress - работа, находящаяся в процессе выполнения, иными словами – вещи, над которыми ты работаешь одновременно) очень помогает в этом плане. Если у тебя есть WIP лимит, ты должен завершить текущее задание, прежде, чем приступить к следующему. Слова «Заканчивай начинать, начинай заканчивать» должны стать девизом всех пользователей канбана. Тебе не удастся справиться с тем числом работы, которое ты физически не способен обработать. Как писали Джим Бенсон, Джоанн Хо и Маритца ван ден Хойвел в «Beyond Agile, Tales of Continuous Improvement» : человек, который перегружен работой, просто не в состоянии уделить нужного внимания своим текущим задачам.
Как использование методики повлияло на рабочий процесс в целом?
Ну, могу смело сказать, что работа движется гораздо лучше. В то же время канбан позволяет мне эффективно вливаться в это движение.
Пришлось ли вам столкнуться с какими-либо трудностями на первых этапах внедрения персонального канбана?
Я бы так не сказал, система довольно простая.
Я подошел к вопросу внедрения личного канбана достаточно прогрессивно. Я все так же продолжал использовать GTD софтвер, в том числе и превосходную Nozbe, я просто ввел тот самый WIP лимит. Простая операция – ограничить количество действий происходящих одновременно. Результат налицо. Первые успехи побудили меня сделать следующий шаг – ввести в мою систему GTD еще и элемент визуализации, как и подразумевает система канбан. Для этой цели я использовал приложение Trello.
Первое время я даже и не рассматривал возможность использования «реальной» доски с самоклеющимися записками, однако многие коллеги-пользователи канбана очень положительно отзывались о таком «низкохехнологичном» подходе (чему я, по правде говоря, был очень удивлен) на встрече WIP Society в Манчестере, поэтому я и сам решил попробовать. И вы знаете, подобный подход сработал на пять с плюсом. Мне нравится сами тактильные ощущения работы с доской и самоклеющимися карточками.
Скажите, заметили ли вы в системе канбан какие-либо недостатки? Есть ли элементы, которые вы хотели бы улучшить?
Ну, могу сказать, что всегда нужно экспериментировать и искать комбинацию, которая идеально подойдет именно вам. В основе канбана лежит “Бережливое производство”, книга которая проповедует принципы Кайдзена, т.е. непрерывного улучшения. Относитесь к системе канбан как к инструменту, который позволяет вам проводить небольшие эксперименты, способствующие постепенному усовершенствованию рабочего процесса. Не существует идеально настроенной системы, так же как и не может существовать двух одинаковых досок. Ваша доска будет изменяться вместе с тем, как изменяется ваша деятельность.
Канбан одинаково хорошо справляется с любой задачей, или же существуют те, которые не совсем хорошо ложатся в концепцию этого метода?
В принципе, личная продуктивность – в первую очередь вопрос здравого смысла. В моем случае канбан работает превосходно, однако если у вас имеется целый ряд однотипных повторяющихся задач, то каждый раз повторять процедуру создания карточек или записей в цифровой версии канбана врагу не пожелаешь.
Это напоминает историю с e-mail-ами. Конечно, есть очень важные письма, с которыми нужно работать отдельно – тщательно и внимательно. Тот же принцип применяйте, отвечая на вопрос: стоит ли создавать карточку под этот проект? Ведь большинство e-mail-ов гораздо более целесообразно обрабатывать «оптом», и заниматься этим исключительно в отведенное под e-mail-ы время.
Канбан также четко разграничивает между работой которую вы, образно говоря, толкаете либо тянете. Что имеется в виду: есть работа, которая вам навязывается – ее вы толкаете, а есть та, которую вы по собственному желанию тянете. Умение разграничивать задачи таким образом, на мой взгляд, очень важно. Особенно если речь идет об e-mail-ах. E-mail – лучшая иллюстрация навязанной работы – той, которую приходится «толкать». Жизненно важно постоянно помнить о том, какой тип работы вы выполняете в данный момент. Очень часто люди размениваются на обработку e-mail-ов вместо того чтобы решать основные, более масштабные задачи.
При обработке входящих, очень полезно использовать систему тегов, определяющих, в какой столбец канбана отправится то или иное задание. К примеру, я рекомендую применять следующие категории : Приоритет 3, Приоритет 2, Приоритет 1, Готово, Сегодня, В работе (не забываем про WIP лимит). Это поможет расставить приоритеты, что в свою очередь облегчит вашу ношу принятия ключевых решений, особенно если вы часто замечаете, что вам по большей части приходится «толкать», в ущерб более эффективной работе, которую вам важно «вытянуть» и тем самым добиться основных целей вашей деятельности.
Вы отдаете предпочтение какому-либо конкретному приложению, основанному на системе канбан? Как по-вашему, какой формат – электронный или бумажный – более удобен в обращении?
Мой любимый способ – использовать самоклеящиеся бумажки и обычную стену. Если даже умники-разработчики ПО снизошли до применения стикеров в работе над своими сложнейшими проектами, нам и подавно их хватит с головой!
Однако, будучи коучем и инструктором, я должен разбираться во всем многообразии существующих приложений, в том числе, последнее время я много экспериментировал с онлайн-инструментами. На данный момент, мой любимый – LeanKit , я пользуюсь им вот уже 4 недели.
Вы продолжаете использовать канбан, когда находитесь в разъездах? Если да, то каким образом вы решаете этот вопрос?
Да, конечно, в поездках я продолжаю пользоваться канбаном. Лучший способ – «бумажный». Я храню стикеры в специальной папке, во Франции мы называем ее «trieur-parapheur».
Что касается электронной версии, LeanKit обеспечивает легкий доступ к вашим доскам, поскольку существуют версии для iPhone и iPad
.
Можете описать как проходит ваш день в контексте использования канбана?
Конечно. Итак, утро я начинаю с осмотра доски и внесения нужных изменений. Под этим подразумевается перенесение нескольких карточек в колонку «В работе». Я быстренько оцениваю положение дел на доске и, при необходимости, кое-что корректирую. Далее – начинаем заниматься задачами из колонки «В работе» и выполняем их в первую очередь. Каждое выполненное задание отправляется в колонку «Готово». Основной принцип заключается в том, чтобы доска постоянно была перед глазами, чтобы вы могли постоянно сверяться с ней или оперативно вносить изменения. Таким образом, если в течение дня вы запланируете то или иное действие, вы можете сразу же поместить его на доске.
В какое время вы проверяете свою доску, сколько вообще времени уходит на создание доски?
Создание своей первой доски канбан – дело крайне простое. Минимальный набор состоит из трех колонок : Очередь (т.е. Сделать), В работе, и Готово. Таким образом, вы получаете в свое распоряжение простой инструмент, который поможет вам лучше понимать свой рабочий процесс. Далее вам нужно будет просто приспособить доску, что называется, под себя.
Канбан не предлагает вам решение «под ключ», но позволяет со временем, путем проб и ошибок, организовать систему таким образом, чтобы она полностью удовлетворяла ваши потребности. Также, если ваш рабочий процесс претерпевает изменения, вы с легкостью можете перестроить и канбан в соответствии с новыми условиями работы.
Работа с доской, по сути, не прекращается ни на минуту. Думайте о ней как о приборной доске вашего делопроизводства – вы вносите изменения постоянно. Бывают моменты, когда необходимо перевести дух и оценить, на каком этапе вы находитесь. И канбан предоставит вам всю необходимую информацию для принятия обдуманного решения касательно дальнейшей работы.
Вообще, принято делать обзор в начале и конце дня, можно также проводить некий «разбор полетов», с целью понять, насколько вы продвинулись и чего достигли. Строгих рекомендаций относительно того, как часто его проводить нет, вы можете просто делать еженедельный разбор, как того рекомендует система GTD. Действуйте на свое усмотрение, особенно если условия работы меняются. Ключевое слово в работе с системой канбан – «гибкость».
Сколько задач/проектов вы посоветуете размещать на доске одновременно?
Все зависит от вашей деятельности.
Использование канбана подразумевает ряд ограничений, таких, как количество проектов и заданий, которые могут одновременно находиться на доске. Ах да… ограничивать нужно также количество проектов/заданий, над которыми вы можете работать параллельно.
Точно так же, как вы ограничиваете количество процессов и задач, которые вы выполняете в данный момент, вы можете ограничивать и количество проектов, над которыми вы работаете параллельно. Такой себе project-in-progress лимит.
Последнее мне кажется очень важным, ведь множество людей повторяют одну и ту же ошибку в процессе применения философии GTD. Да, действительно часть GTD процесса подразумевает составления списка проектов и следующих действий, которые необходимо совершить по каждому из них в течение следующего года. Однако многие ошибочно полагают, что таким образом все проекты становятся активными. Как раз наоборот, хорошо отлаженная GTD система предусматривает ограничение количества одновременно активных проектов . В GTD существует четкая граница между текущими проектами и задачами, и тем, что относится к разряду «Может быть/когда-нибудь.»
Если вы прибегаете к помощи списка, особенно если речь идет об электронном формате, может возникнуть искушение свалить в одну кучу все проекты и все «следующие шаги» для каждого из них. Это может создать достаточно пугающую картину – такое огромное количество задач и проектов может реально отбить всю охоту и энтузиазм.
Однако доска имеет определенные размеры, на ней может поместиться ограниченное количество самоклеющихся карточек – такое ограничение заставляет вас хорошенько подумать над тем, какие проекты стоят вашего внимания в данный момент, а какие – нет. Это ограничение в каком-то смысле служит преимуществом, поскольку не оставляет вам иного выбора как «сверить часы с реальностью».
Как изменилась вашаGTD практика с применением канбана?
О взаимодействии GTD и канбана могу сказать одно – они просто созданы друг для друга. Я думаю, что применение канбана позволило мне вывести свою производительность на новый уровень, и еще больше приблизила меня к стандартам GTD. Он заставил меня вспомнить о базовых принципах. Вся прелесть канбана заключается в том, что благодаря его визуальной составляющей, вы фактически ведете диалог со своей работой.
Где вас можно найти онлайн?
Я активно веду Twitter, мой ник @pascalvenier, адрес моего вебсайта –
Один из основных принципов продуктивной работы: постоянно держать перед глазами список дел, расставленных по степени важности. Так вы лишены шанса погрузиться на полдня в раздумья: «Чем бы заняться дальше».
Для реализации этого принципа придумано множество систем. Некоторые из них очень сложные, а другие – предельно простые. Каждый подбирает систему под себя. И сегодня я расскажу об одной из них. Называется она Канбан, а если быть точным – личный Канбан.
Что такое личный Канбан
Личный Канбан это очень простая система продуктивной работы и управления списком дел. Построена она на двух правилах и предназначена для визуалов. Все ваши дела располагаются на одной плоскости, расставлены по приоритету и степени завершенности. Преимуществом Канбана является высокая гибкость, его всегда можно подогнать под себя, под свой стиль работы, под свои задачи.
Как и множество других систем повышения продуктивности, Канбан помогает «выгрузить» задачи из головы, оставив в ней только одну (или несколько), актуальных в настоящий момент. Эта система родилась на производстве, где степень приоритета той или иной работы зависит от поставок.
Личный Канбан появился благодаря Джиму Бенсону и Тонайану ДеМария Барри. Они предложили использовать эту систему для повышения производительности отдельного человека. В 2011 году увидела свет их книга «Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life». Основные принципы Канбана использовались и раньше. Но авторы книги все упорядочили и дали конкретную методику, которая реально помогает людям, загруженным огромным количеством задач.
Два основных правила личного Канбана:
- Визуализируй свою работу . У нас должна быть возможность увидеть объем и характер работы в любой момент времени. Увидеть, что следует делать на следующем этапе, получить наглядную подсказку о степени важности и завершенности дел. У нас также должна быть возможность быстро и удобно изменять положение задач в общей системе.
- Огранивай количество задач, выполняемых сейчас . То есть, количество вещей, с которыми вы работаете в каждую единицу времени должно быть минимальным. Во-первых, так легче визуально представить круг текущих работ, а значит – вы будете более эффективно контролировать ход их выполнения. Во-вторых, это уменьшает вероятность перехода в режим многозадачности с последующим выгоранием. Если вы научитесь управлять своей нагрузкой, то научитесь и говорить «нет» без вреда для своей карьеры.
Существуют различные варианты реализации личного Канбана на практике. Можно использовать сложные приложения и веб-инструменты, стикеры или блокнот. По этому поводу нет никаких официальных рекомендаций (конечно, если вы не начнете точно копировать техники из книги Бенсона и ДеМария Барри).
Начинаем работать эффективно с помощью личного Канбана
Здесь нет ничего сложного. Все что нам надо – это некая площадь (в физическом мире или виртуальном), на которой будет размещен список дел. Но располагать дела следует по определенному принципу. В простейшем случае, площадь разделяется на три колонки:
- Отложенное и запланированное;
- Выполняемое;
- Выполненное.
В «Выполняемом» располагаются те дела, с которыми мы работаем сейчас или планируем заняться в самой ближайшей перспективе. В идеале, чем важнее дело – тем выше оно должно располагаться в колонке. Так с одного взгляда становится ясно – за что браться сейчас.
В колонке «Отложенное/Запланированное» находятся все дела, с которыми мы сейчас не работаем, но за которые все-таки придется взяться.
Колонка «Выполнено» может показаться необязательной. Но она мотивирует нас, показывая, какая огромная работа проделана (или намекая на то, что за целый день не сделано ни одного важного дела).
Вот и все, пожалуй. Можно прямо сейчас внедрять личный Канбан в свой рабочий процесс.
Нам идеально подойдет белая доска для маркеров. Разделим доску на три колонки и разбросаем по ним свои задачи. Когда задача переходит из одного столбца в другой – мы стираем ее и записываем заново в новом месте.
Но удобнее для записи дел использовать бумажные стикеры (по одному стикеру на каждую задачу). Так легче перемещать их по горизонтали и вертикали. Приоритет можно задавать с помощью стикеров разных цветов. Например, зеленый – низкий приоритет, желтый – средний, красный – высокий.
Взглянув на такую доску, вы сразу вспомните, чем стоит заниматься в данный момент, и какие задачи «горят». Когда средняя колонка очистится или в ней останутся дела, которые ожидают реакции от других людей, можно приступить к ее наполнению задачами из раздела «Отложено/Запланировано».
Не забывайте о втором принципе, требующем ограничить количество задач, над которыми вы работаете одновременно. Не стоит пренебрегать им. Если будете наполнять среднюю колонку задачами, не освобождая ее, то очень скоро груз забот придавит вас.
Бенсон и ДеМария Барри настаивают на минимально возможном количестве текущих дел. В зависимости от характера собственной работы, установите свой предельный лимит на одновременное количество задач в колонке «Выполняемое».
Стоит также ограничить количество задач во всем Канабане. Пусть новая и низкоприоритетная работа подождет в стопке «Входящее». Канбан тем эффективнее, чем меньше позиций в нем содержится.
Программы и онлайн-сервисы для реализации личного Канбана
Если у вас нет возможности повесить на рабочем месте доску для визуализации задач или вы не работаете на одном месте, то не все потеряно. Существуют другие реализации Канбана, среди которых вы наверняка встретите знакомые имена. Вот несколько приложений и интернет-сервисов, которые придут нам на помощь:
- Trello : Этот набирающий популярность сервис для организации работы и хранения записей изначально построен на Канбан-подобной системе. Многие люди использует его для GTD, но для индивидуального Канбана он подходит не хуже. Все что нам надо сделать – создать отдельную доску с соответствующими колонками. В Trello вы можете повысить эффективность Канбана, используя календарь с напоминаниями и цветные метки.
- KanbanFlow : Это приложение очень похоже на Trello, но еще больше «заточено» под Канбан. Здесь есть дополнительная колонка «Сегодня» (Today). С ее помощью мы отделяем задачи, которые находятся в стадии реализации, от тех, над которыми работаем прямо сейчас. Лично я считаю это ненужным усложнением. В KanbanFlow к каждой задаче мы можем добавлять заметки и напоминания, ограничивать количество дел, находящихся в работе, и взаимодействовать с другими. В KanbanFlow есть также таймер Pomodoro – еще один инструмент, помогающий сосредоточиться на работе. Сайт хорошо оптимизирован для мобильных устройств – для работы с ним не надо устанавливать никакие дополнительные приложения.
- (с дополнением Kanbanote): Evernote сам по себе не очень хорошее средство для внедрения Канбана. Здесь невозможно организовать визуальное отображение всего объема работы. Но это дело поправимое. Воспользуемся Kanbanote, который сделает списки в Evernote более наглядными. Он добавит три колонки: Отложенное, Выполняемое, Выполненное. Здесь даже есть приложение для Android, облегчающее использование системы подвижными людьми.
Конечно, никто не заставляет вас использовать Evernote для Канбан. Но если вы активно используете его для организации своей информации, то превращение данного сервиса в систему продуктивной работы вполне обосновано.
Встраиваем Канбан в налаженную систему продуктивной работы
Личный Канбан довольно простой и гибкий. Его можно реализовать на стене или доске, в локальной программе или интернет-сервисе, в блокноте или на листе бумаге. А можно приспособить его под уже используемую систему продуктивной работы.
Сильной стороной Канбана является возможность использования вместе с другими методами повышения продуктивности. Если вы полагаетесь на GTD, Pomodoro или матрицу Эйзенхауэра, то можете интегрировать в них личный Канбан.
В принципе, Канбан можно совместить с любой системой, основанной на списках дел. Вы можете объединить свой метод с Канбаном и попробовать – подходит ли вам такой гибрид. При этом не придется отказываться от любимых инструментов и что-то перестраивать в своей работе.
Посмотрите на свои списки задач. В них вы, наверняка, найдете те дела, которые выполняются прямо сейчас, завершенные и запланированные задачи. Осталось только расставить их в три колонки. Здесь все очень просто, но этот метод работает!
В бизнесе сейчас в моде такие понятия как “система управления проектами”, “бережливое производство”, “визуализация процесса работы”, “эффективное выполнение поставленных задач”.
Мы все знаем и понимаем их значения (хотя бы приблизительно), но мало кто знает, что все это - множество частей одной системы.
Системы, которая помогает компаниям работать сверхрезультативно. И называется она - канбан.
Система “Канбан” это и вправду очень сильный инструмент по управлению задачами на разных уровнях (даже в продаж).
И не даром её реализацию мы сейчас можем видеть в разных компаниях и сервисах. Скорее всего Вы даже пользовались этим подходом, например в .
И для многих такие инструменты не относятся к маркетингу, но мы считаем наоборот.
Ведь благодаря такому внедрению, компания может делать свою работу лучше и быстрее, а значит клиенты будут более лояльны, будут нас рекомендовать и будут покупать снова и снова. Но начнём с истоков, чтобы всё разложить по полочкам.
Пишите шура, пишите (с)
Выглядит необычно, но в действии это просто изумительно. Новый посетитель получает билет на вход (карточку) как только она освобождается.
Благодаря такому подходу, парк получает легкий способ контроля посетителей и избавляет руководство от контроля с переизбытком людей.
НАС УЖЕ БОЛЕЕ 29 000 чел.
ВКЛЮЧАЙТЕСЬ
Отдел продаж
Вы - менеджер по продажам. И через Вас ежедневно проходят десятки клиентов. Помимо новых, у Вас есть старые, которым тоже нужно что-нибудь отправить или позвонить.
Ко всему этому Вам нужно контролировать исполнение договора, в виде оказания услуг или отгрузки.
Такая ситуация с огромным количеством задач на одного человека в 9 из 10 компаний.
Это не нормально, но естественно в условиях нашей реальности. Как с этим всем справиться? Как ничего не забыть? Как не получить штраф из-за просроченных сроков? К Вам идёт на помощь внедрение системы канбан.
Вы разделяете весь этап ведения клиента на шаги от А до Я. Начиная от первого контакта, заканчивая подписанием актов, а ещё лучше, звонков из серии “Как дела?”.
Кстати, звонок “Как дела?” это очень интересная по повышению лояльности и продаж. Поэтому вот Вам видео на эту тему:
В результате, после внедрения системы канбан, сотрудник полностью видит весь процесс не только продажи, но и ведения проекта.
Получается некая синергия этапов и введения проектов. Такой вот личный канбан для сотрудников.
Обратите внимание, что сейчас даже продажи реализуют по методологии канбан, ведь это и вправду интересно.
Вот канбан пример успешной реализации нами и как еще одно доказательство, что это возможен канбан в России:
Реализация Канбан
Выполнение проекта
С этим всё максимально просто. Например, Вы - студия дизайна. А значит клиентский проект проходит по запланированному плану, перед тем как его в руках будет держать клиент. На каждом участке этого плана есть свои ответственные и задачи.
С помощью внедрения канбан это будет выглядеть следующим образом. Когда менеджер по продажам подписал договор, он передаёт задачу (карточку канбан) на первый этап, который называется “Бриф и снятие размеров”.
После того, как из клиента вытащили все хотелки, то ответственный переносит карточку на следующий этап - “Дизайн” уже с другим ответственным. Затем карточка переходит к “Электрику”, “Раскройщику” и т.д.
Что на выходе мы имеем? А то, что каждый видит какое количество задач у него есть на данном этапе.
Еще он может оценить сколько у него будет задач в дальнейшем и какие затыки у него есть по этапам (куда направить все силы). Это в чистом виде адаптация под любую реализацию проекта.
Выполнение проекта
Адаптация к бизнесу
А теперь давайте представим, что я убедил Вас начать внедрение системы канбан в своей компании.
Что же для этого нужно сделать? Использовать доски и карточки канбан. Все верно.
Наверное Вы сейчас подумали о реальной доске, которая будет висеть у Вас на стене офисе, и на которую сотрудники будут приклеивать свои карточки.
Вот так думаете это выглядит?
Но так как у нас 21 век, то доска, а так же карточки канбан могут быть виртуальными.
Именно для этого я подобрал 3 программы, которые помогут Вам совершить внедрение системы канбан совершенно безболезненно и результативно.
1. Битрикс24
Наверное это самая известная в России. Ведь как говорит Битрикс, их CRM используют более 2-х миллионов компаний по всему миру.
Все достоинства описывать не буду, могу лишь сказать, что сейчас Битрикс можно настроить именно под Вашу компанию даже в бесплатной версии. Но вернемся к канбан.
Как в любой CRM, в Битрикс 24 можно ставить задачи для себя и для сотрудников. И для удобства Вы можете делать это в канбан, если уж решили, что эта японская система Вам приглянулась.
Вкладки по типу “Выполняется” и “Сделано” Вы можете настроить индивидуально.
Также видно какая задача каким сотрудником выполняется в моменте, что позволяет контролировать производительность.
Битрикс 24
Самый главный плюс в том, что это полноценная CRM система, то есть все в одном. Вы можете управлять клиентами по той же самой схеме, которую мы рассматривали выше в примере про отдел продаж.
И все это как с компьютера, так и с телефона через мобильное приложение. Сервис “must have” для большинства компаний. Хоть и не единственный, но зато бесплатный.
2. Трелло
Мы сами использовали Трелло более года и весьма были довольны, пока проектов не стало “Мама не горюй”.
Во-первых, он бесплатный (но есть и платная версия), во-вторых, очень удобный и интуитивно понятный.
В момент когда выбирали, нам нужна была система с возможностью отслеживать проект целиком и выделять ответственных за этапы. В голову даже не пришло, что это как раз сущность системы канбан.
Трелло
Как я уже писал, преимущества Трелло даже не в том, что он бесплатный и удобный.
Преимущество еще и в том, что есть мобильное приложение, где Вы можете посмотреть или поставить задачу не будучи привязанным к компьютеру.
Трелло нам настолько понравился, что мы уже “подсадили” несколько клиентов на него.
В общем, если Вам нужно эффективно управлять проектами, ставить задачи и проверять их выполнение - Трелло отличный сервис для начала пути к этому.
3. Кайтен
Сервис Кайтен я нашел только потому, что список из 2-х пунктов смотрится неполноценно.
Но чем больше я изучал его, тем больше он мне нравился. Что называется специальный сервис, чтобы внедрить командный подход в своей компании.
Кайтен
Есть бесплатный тестовый период 14 дней (я, если честно, уже не представляю сервис без этой функции), интеграция всевозможных инструментов и две методологии для удобной работы: канбан и scrum (о ней еще будет статья).
Кроме того, здесь учтен один из главных принципов канбан - ограниченное число задач.
То есть каждому процессу/сотруднику Вы можете задать определенное число задач и он не сможет добавить новые, пока не завершит старые.
Недостатки: он платный (хотя 500 рублей за пользователя не такая уж и большая плата) и пока мобильное приложение есть только для пользователей Андроид.
Сам я ярый поклонник Apple, но разработчики сервиса скоро обещают порадовать и меня, выпустив мобильное приложение на iOS. Полноценно оценить сервис мне сложно, но то, что он достоин внимания, это точно.
Коротко о главном
Я читал, изучал и внедрял разные системы управления проектами - agile, scrum, xp, канбан.
И могу сказать, что одна из самых простых для малой и средней компании - это канбан.
Возможно это связано именно с тем, что большинство людей - визуалы (то есть воспринимают информацию наглядно), а главный принцип канбан - визуализация.
Но когда Ваш проект вырастет или перестанет быть линейным, то Вам придётся переходить на другие сервисы и методологии. Но это уже потом, сейчас канбана Вам будет достаточно.
«Хороший секретарь» №1 2018 г.
Персональный канбан: как конвейер поможет в личной жизни
В середине XX века компания Toyota изобрела одну из самых популярных систем тайм-менеджмента, сама того не подозревая. «Канбан» в переводе с японского означает «доска объявлений». Карточки с такими объявлениями, содержащими информацию о продукте, прикрепляются на каждом этапе производства автомобиля. Причем карточек на линии всегда должно быть заданное количество. В условиях конвейера эта система до сих пор отменно работает. Однако канбан вышел далеко за пределы автомобильной отрасли. Сейчас система карточек канбан все чаще и чаще используется для повышения личной эффективности и управления временем. От популярной книги Джеймса Бенсона до электронного планировщика задач Trello.
РАЗЛОЖИТЬ ПО ПОЛОЧКАМ
Основой персональной системы канбан служат визуальное представление задач и ограничение количества текущих дел. Благодаря этому составить канбан несложно. Найдите подходящую панель для прикрепления кнопок, карточек или магнитов. Разделите ее на три блока: «Дела», «В процессе», «Сделано». Запишите ваши личные дела на отдельных карточках, для наглядности выделяя цветом наиболее важные и срочные. Прикрепите их в колонке «Дела».
Основой персональной системы канбан служат визуальное представление задач и ограничение количества текущих дел.
Далее отберите из них не более трех для перемещения в раздел «В процессе». Это и будут задачи, на которых вы должны сфокусироваться в данный момент. Временные рамки при этом выбираете вы сами, будь то неделя или месяц. После завершения переместите карточку в последнюю колонку и выберите новое дело для блока «В процессе».
Завершающий блок «Сделано» крайне важен. Он помогает чувствовать удовлетворение от проделанной работы. Исследования доказали, что мы получаем выброс дофамина, только лишь произнося слово «сделано». При отсутствии завершающей стадии мозг будет постоянно возвращаться к незавершенным делам, а вы — постоянно находить недостатки в проделанной работе.
Сделать блок еще более полезным можно при помощи кодирования. Так, через некоторое время вы сможете увидеть преобладающие характеристики своей работы: что «провисает», а что выполняется легко и быстро. Если же все задачи кажутся вам экстренными - это знак: нужно что-то менять в своей жизни.
Первоначально идея Бенсона о создании личного канбана предназначалась для IT-специалистов. Однако им она не пришлась по душе, зато с успехом применяется в школах, государственных учреждениях и организациях проектной ориентации. Используя канбан для личных дел, можно сократить время для рутинных операций, а крупные проекты распределить более равномерно. В конечном итоге система канбан позволяет лучше понять себя, свои стремления и особенности работы.
