Создайте вашу индивидуальную систему управления временем и включите те приемы, которые наиболее эффективны для вас. Приемы описаны ниже. Успех придет тогда, когда вы будете использовать эту систему постоянно.
1. Не полагайтесь на память
Записывайте свои задачи и разгрузите мозг.
2. Составьте список приоритетов
Это поможет сконцентрироваться на главном и не позволит тратить время на пустяки и второстепенные задачи.
3. В конце каждой недели выделите время
На составление плана на будущую неделю. Это не потерянное время, оно сторицей окупится повышением вашей продуктивности.
4. Не надейтесь запомнить интересную мысль
Всегда имейте под рукой блокнот для записи ваших идей. Как вариант – носите диктофон.
5. Если требования другого человека не совпадают с вашими целями
Говорите «нет». Этому нужно научиться.
6. Перед тем как начать действовать – подумайте, но не слишком долго
Небольшое размышление убережет вас от необдуманных поступков и бесполезной траты времени.
7. Совершенствуйтесь!
Выделите время в своих планах на самосовершенствование.
8. Осознавайте то, что вы делаете
Вы должны понимать, на что тратите свое время. Ваши дела должны двигать вас к цели.
9. Эффективные приемы
Включите в вашу индивидуальную систему управления временем те приемы, которые наиболее эффективны для вас и используйте эту систему постоянно.
10. Оцените себя в плане наличия вредных привычек
Они отнимают ваше время. Составьте список таких привычек и по очереди избавляйтесь от них. Эффективнее всего получается замещение вредной привычки – полезной.
11. Не выполняйте за других их работу, чтобы казаться лучше
Так, вы потратите время, которое могли бы использовать для собственного продвижения.
12. Заведите журнал
Где вы сможете регистрировать ваши успехи на пути к намеченным целям. Регулярно заполняйте и изучайте этот журнал, чтобы убедиться, что вы движетесь в нужном направлении.
13. Не каждая задача может быть решена наилучшим способом
Не нужно становиться перфекционистом и, например, переписывать деловое письмо 20 раз, чтобы добиться стиля Льва Толстого.
14. Не перегружайте себя количеством задач
Если у вас есть неотложные дела и важные задачи, которые займут все ваше время, то второстепенные задачи можно отложить на более благоприятное время.
15. Не обманывайтесь эффективностью
Вы можете эффективно выполнять задачу, которая не является на данный момент приоритетной. В этом случае, нельзя сказать, что вы используете свое время эффективно.
Экология жизни.Все жители планеты равны в одном. Независимо от материального положения, статуса и других характеристик у всех одинаковое количество времени
Все жители планеты равны в одном. Независимо от материального положения, статуса и других характеристик у всех одинаковое количество времени, имеющегося ежедневно. Однако верно распорядиться своими 24 часами способен не каждый.
Тайм-менеджменту посвящены целые тома, его базовым принципам обучают многие по-настоящему успешные люди, неоднократно на личном опыте убеждавшиеся в их эффективности.
Однако при этом немало существует тех, кто даже не подозревает о существовании такого предмета, как теория управления временем. Вместе с тем, узнать о том, как использовать ее в собственной жизни, не помешает никому.
Как управлять временем
Различные теоретики тайм-менеджмента, как правило, сходятся на нескольких основных принципах, без которых научиться эффективно использовать время невозможно. Одно из главных правил - планирование своих дел. Множество современных людей, пребывающих в состоянии перманентного цейтнота, просто обязаны визуально представлять себе, что именно им предстоит выполнить в каждый конкретный день.
Для этого следует составлять списки задач . Они могут получиться довольно обширными, и времени будет не хватать на то, чтобы их осуществить. Здесь наверняка пригодятся принципы так называемой матрицы Эйзенхауэра. По ней все дела систематизируются по своей важности и срочности и распределяются по четырем категориям.
Систематизация приоритетов проста. В первую группу входят важные и срочные дела, во вторую – важные не срочные, в третью – неважные срочные и в четвертую (называемую еще «мусорной корзиной») – неважные и не срочные. Приоритетными, как ни странно, будут задачи второй из вышеуказанных категорий. Если человек сконцентрируется именно на них, то крайне редко – да и то в основном не по собственной неорганизованности - будет сталкиваться с требующими скорейшего выполнения делами.
На практике важными не срочными задачами могут быть курсовая либо диплом, которые студенту надо сдать под конец семестра. Или порученное работнику его начальством задание с дедлайном через месяц. Если тут же взяться за них и потихоньку выполнять, параллельно справляясь с другими, более срочными делами, то к назначенному сроку они будут давно завершены. Постановка сроков – еще один важный принцип.
Хорошо известен еще один принцип тайм-менеджмента – совмещение различных задач. К сожалению, многие его недооценивают. Например, эффективная хозяйка может загрузить в стиральную машину белье, в посудомойку – грязные тарелки и столовые приборы, и одновременно заниматься обедом/ужином.
Также, пока блюдо готовится (если за ним не нужно в данный момент следить), можно заняться уборкой. Офисному работнику нетрудно будет в ожидании важного факса, например, составлять договор или оформлять документы на отгрузку товара. Уже в связи с совершенно другой задачей из своего must-do списка.
В чем ошибаются те, кто не успевает
Вместе с тем, не стоит быть отъявленным перфекционистом. Безусловно, любые дела следует выполнять хорошо. Однако это не означает, что их надо буквально «вылизывать». Между отлично выполненной работой и завершением ее «спустя рукава» – огромная пропасть, и пересечь ее не так уж просто.
Тот, кому хочется научиться эффективно пользоваться собственным временем, не должен быть и трудоголиком. Несомненно, будут ситуации, в которых придется задерживаться на работе, но у человека, активно применяющего правила тайм-менеджмента, такое происходит необычайно редко. К тому же, он будет помнить, что по завершении рабочего дня важно отдохнуть и морально, и физически.
Вечер следует проводить с членами семьи, приятелями, за любимым хобби – словом, с теми и за тем делом, которое приносит душевное удовлетворение и с основной работой не связано. И обязательно следует выделять достаточно времени на сон.
Не менее важна и правильная организация рабочего места. Все документы и другие предметы там должны располагаться упорядочено, чтобы легко удалось найти нужный. К тому же беспорядок в окружающем пространстве способствует значительному снижению энтузиазма и трудоспособности.
Если у человека в подчинении находятся другие работники, то ему стоит научиться делегировать им некоторые из возложенных на него задач и периодически отслеживать их выполнение. Тогда и работа будет завершена своевременно, и сильно напрягаться из-за нее не придется.опубликовано
На самом деле, эффективное использование времени – это умение, которое с детства стараются привить школьные учителя и родители. С малолетства ребенка учат соблюдать распорядок дня, чередуя труд и отдых. Тому, кто привык жить по правилам, далее будет легче. Однако помните, что никогда не поздно научиться эффективному использованию собственного времени.
Прежде всего, определите для себя цель, то есть что должно, по-вашему, измениться, если вы научитесь эффективно использовать собственное время. После этого необходимо приступать у реализации конкретной жизненной ситуации. Заведите ежедневник и научитесь записывать в него то, что вы планируете выполнить в течение дня, то есть составьте примерный план. Особое внимание слову «примерный». Часто люди, которые только начинают учиться планированию своего времени, допускают ошибку, расписывая день если не посекундно, то точно поминутно. Естественно, чаще всего они не вписывается в столь жесткие рамки, потому тяжело переживают неуспех своего предприятия. Меж тем психологи советуют расписывать только 60% своего времени, остальное оставляя на непредвиденные обстоятельства и саморазвитие. Ведь успешный человек, умеющий эффективно руководить временем, обязательно оставляет его часть для собственного совершенствования.
Решение задач по значимости
Определились с задачами на день? Следующим шагом станет их дифференциация по значимости. Распределите собственные дела на наиболее важные, средней важности и менее значимые. В связи с этим вы станете эффективнее расходовать силы для решения поставленных задач. Напротив каждой задачи отметьте уровень ее значимости определенным значком. В соответсвии с градацией избирайте время для решения задач. Важным делам уделите наиболее работоспособное время трудового дня.
Не забывайте про достижение результатов. Планируя очередное дело, вы ждете какого-то результата. Так вот опишите вкратце свои ожидания, а потом сравните с тем, что получилось в реальности. Не совпадают? Проведите анализ, что повлияло на итог, какие причины способствовали неудовлетворительному результату. А может случиться и так, что результат окажется лучше ожидаемого. Причины успеха тоже нужно анализировать, записать методы, способы, приемы его достижения.
Таким образом, следуя в сущности нехитрым правилам изо дня в день, можно научиться эффективно использовать собственное время и стать успешным человеком.
Мы бежим на работу и с работы, перекусываем на ходу и недосыпаем. При этом хронически не успеваем сделать всё то, что считаем нужным. Но, если внимательно проанализировать, нашего времени окажется вполне достаточно, чтобы реализовать все наши желания: выучить иностранный язык, похудеть или открыть свой интернет-магазин. Даже с учётом 8-часового сна, полноценного питания и дороги на работу. Ведь у успешных людей, предпринимателей, звёзд музыки и кино ровно столько же времени, сколько и у нас. Тогда почему же таких людей так мало? Давайте разберёмся!
Успешные люди всегда много времени уделяют тайм-менеджменту
А нужно ли нам то, что мы не успеваем?
Самый первый вопрос на который должен себе начинающий тайм-менеджер: «А делаю ли я то, что хочу?».
Часто, практически всегда, человек в современном мире занимается совсем чуждым ему делом. Основных причин две. Первая – это родители, они конечно же «лучше» знали, кем должен стать их ребёнок, когда он вырастет. В результате такой человек сам не знает, чего он на самом деле хочет, он даже ни разу об этом не задумывался! За свои желания и цели он принимает мечты своих родителей.
Вторая причина, когда человек для себя решает сознательно кем он хочет быть исходя не из своих реальных желаний, а из навязанных телевидением и общественным мнением. Нам внушают, что надо быть богатым, успешным, знаменитым. Мы сравниваем себя с искусственно созданными голливудскими идеалами: специально подобранными людьми, плюс специально обработанными, чтобы предстать в лучшем свете. Мальчику внушают, что он обязательно должен стать богатым: успешным . Девочке, что она должна за такого «мальчика».
При достижения не своих целей всё приходиться делать на силе воли. Вопреки навязанным нам стереотипам, силу воли долго и помногу напрягать нельзя – человек перегорает. Конечно, иногда её напрячь можно и даже нужно, но не много. Есть редкие люди, которые родились очень волевыми, их, как правило, и ставят нам в пример. Причём подают не как единичные случаи, исключения, а как норму жизни – именно таким и должен быть каждый человек.
Поскольку напряжение силы воли очень энергозатратный процесс, то организм стремится свести его к минимуму, или, если это невозможно, максимально оттянуть выполнение задачи (вдруг что случиться и задачу уже выполнять будет не нужно). Возникает такое явление, как прокрастинация – оттягивание начала дела, даже при чётком планировании.
В итоге, при стремлении к не своим целям чего-то очень сложно, т. к. придётся постоянно бороться с собой. Если при этом ещё и использовать приёмы , то борьба с собой становится структурированной и, самое главное, начинает занимать всё рабочее, а иногда и свободное, время. Естественно, жизнь просто превратиться в пытку.
Толстый ежедневник и большая картонная закладка
Главный инструмент успешного тайм-менеджера – это ежедневник. Солидная тетрадь в кожаном переплёте уже одним своим видом настраивает на рабочий лад. С помощью него вы более осознанно можете планировать свой день и избавите себя от забывания важных дел.
Но, знаете ли вы, как вести ежедневник правильно? «Как я его обычно веду, так и правильно» – подумает читатель. И действительно, почти все люди используют органайзер единственно им известным образом: расписывают все дела на день и жёстко привязывают каждое дело к конкретному времени. Но спросите себя, всегда ли вы успеваете сделать всё запланированное на день? Не вмешивается ли в вашу жизнь сумбур и не ломает ли он ваши планы? Вопросы, конечно же, риторические. Как любят говорить буддисты: «Хочешь рассмешить богов, поведай им свои планы». Жизнь преподносит нам немало сюрпризов и неожиданностей, и многие из них по работе.
В результате отвлекаясь на срочные и непредвиденные дела, мы не выполняем всего, что запланировали. И это действует на нас угнетающе. «Пережёвывание» невыполненных задач даже может вызвать чувство вины. Всё это отнимает у нас энергию, которой порой и так не хватает в нашей ускоренной жизни.
В эффективном тайм-менеджменте жёстко нужно планировать не всё свое время, а его часть. Оставшееся время должно быть отведено на спонтанно возникающие неотложные дела. Специалисты установили, что максимально эффективно планировать от 60 до 70% своего времени. Желательно, чтобы перерывы между запланированными делами были расположены равномерно. Такое неплотное расположение выручит вас и в случае, если совещание или встреча затянулись. Они просто займут время, отведённое на внезапные события и не залезут на другие жёстко спланированные дела.
За каждодневной рутиной можно потерять свои цели. А, между тем, без долгосрочных, стратегических целей эффективный тайм-менеджмент невозможен. Какой смысл день ото дня и год от года чётко распределять все свои дела и жить по расписанию, если это не приближает вас к вашим основным целям: богатству, успеху, финансовой свободе. Для того чтобы не забыть, зачем вы когда-то всё это начинали, нужно держать в голове свои долгосрочные цели. Но как это сделать, если мозг постоянно занят рутиной? Бумажный ежедневник предоставляет нам уникальную возможность! Мы можем сделать большую закладку из плотного картона, на которой напишем наши настоящие цели. Исходя из современных представления психологии целей рекомендуется ставить около 7 целей, но не больше 9.
Закладку лучше сделать сразу хорошую, крепкую, чтобы она не истрепалась и создавала ощущение солидности. Небрежно сделанная закладка может даже психологически нивелировать ваши цели. К тому же такой «девайс» поможет вам сразу открывать ежедневник на сегодняшнем дне.
Награда за выполненное действие
Как мы уже знаем, иногда силу воли напрягать всё-таки надо. Однако, чтобы её проявление было продуктивным, лучше всего применять технику промежуточной радости. Это техника также позволяет чаще доводить дело до конца и не бросать его на полпути. ТПР является одной из ключевых частей эффективного тайм-менеджмента и заключается в том, что после выполнения какой-нибудь работы вы себя чем-то награждаете.
Как мы можем себя наградить:
- Съесть или .
- Поиграть в компьютерную игру.
- Купить забавную вещицу.
- Почитать любимые развлекательные сайты.
- Позаниматься своим хобби.
ТПР нужно применять так: «Если я успешно проведу презентацию, то вечером отгорожусь в комнате, запрусь от всех домашних и буду играть в свою любимую игру». То есть награда себе должна быть тотальной. Следует отметить, что награждать себя надо адекватно решённому вопросу. Если вы разобрали вещи на своём столе, то уезжать на месяц - это не продуктивно. Но и за заключение многомиллионного контракта одной пироженки явно будет недостаточно. Следует отметить, что эту технику следует иногда применять, даже если работа не затрачивала вашу силу воли.
Как подготовиться к новым трудовым свершениям
Пришло время поговорить об отдыхе. Многие люди неправильно его воспринимают. Отдых – это не замена работе, а способ настроить свой организм на более продуктивное выполнение новой работы!
Научиться правильно отдыхать очень важно, это один из секретов эффективного тайм-менеджмента. Оптимальный вариант мы знаем ещё со школы: после каждых 45 минут работы 15 минут отдыха. Знаем, а не применяем… В эти 15 минут лучше всего сменить место. Если вы сидите, то обязательно встать и походить, поговорить на другие темы не связанные с работой.
Если вы работаете в офисе за компьютером, то самый лучший вариант - это физкультминутка. Причём та самая, которую делали в Советском Союзе. Особое внимание уделите упражнениям на позвоночник. Идеально, если в вашем офисе есть турник, на котором можно хотя бы секунд 10 повисеть. А вот обед, напротив, лучше всего посвятить обсуждению рабочих вопросов, но тех, которые вам приятны. Желательно несрочных, чтобы дополнительно не трепать себе нервы.
Вечером лучше не смотреть телевизор, т. к. это самый контр-продуктивный вид отдыха. Самый оптимальный вариант – это занятия общим семейным хобби, если есть возможность, то на воздухе.
При таком отдыхе как интернет-сёрфинг нужно понимать, что наш мозг может «съесть» только определённое количество информации, поэтому если вы перегрузите его лишними данными, пусть и из сферы развлечений, то это может существенно сократить ваши рабочие способности и даже привести к головным болям.
Если вы берёте время «в долг» у сна и спите меньше 8 часов, то это плохо. Если же вы спите 5, 4 или даже два часа в сутки, то как правило такого режима хватаем максимум на пару-тройку лет, потом неизбежно наступает расплата в виде резкого снижения работоспособности.
Поэтому на сон надо отводить не менее 8 часов, но использовать его продуктивно. Давайте себе перед погружением в царство Морфея задание решить какие-нибудь творческие вопросы. Вы удивитесь, как часто на следующее утро вы будете просыпаться с решениями или же находить их в течении дня.
Пожиратели времени
Пожиратели времени - это самые опасные враги эффективного тайм-менеджмента . 3 минуты поговорили с другом по телефону, 10 мин посидели вконтакте, 5 пообщались с надоедливым коллегой… и вот уже день прошёл! И мы как обычно не успели сделать всё то, что хотели. Учитесь выявлять, а затем и избегать пожирателей времени. К ним относятся:
- Вконтакте и другие социальные сети.
- Разговоры ни о чём.
- Интернет-сёрфинг.
- Разговоры из вежливости.
- Ответы на телефонный звонки, которые вам не нужны.
- Мысленная жвачка.
- «Не наши» дела, дела которые мы по тем или иным причинам вынуждены делать на работе, но которые не относятся к нашим непосредственным обязаностиям.
Минутка философии…
Полезно иногда делать такое философское упражнение: представьте всю вашу жизнь от рождения до смерти в виде линейки или круга. Общую продолжительность жизни рекомендуется брать 80 лет. Закрасьте уже прожитые годы, а также часть лет в старости (5-10), ведь в эти годы продуктивно работать уже не получается.
Иногда даже рекомендуют закрасить треть и более от оставшегося времени, т. к. треть времени мы тратим на сон, пробки в дорогах. Вы можете увидеть, сколько у вас «осталось» времени. Упражнение ОЧЕНЬ сильно прочищает мозги. Начинаешь жить более осознанно.
Видео о том, как использовать своё время правильно
У вас бывает ощущение, что рабочий день прошел настолько быстро и вы практически ничего не успели сделать? Правильный тайм-менеджмент позволяет не только справляться с большим количеством заданий, но и помогает уменьшить напряжение и стресс на работе. Портал Inc.com предложил 30 простых правил, которые помогут эффективнее управлять своим временем и успевать делать больше.
1. Превратите контроль за своим временем в привычку. Постарайтесь отмечать все, что вы делаете на протяжении недели и затем анализировать это.
2. Сравнивайте время, которое вы реально потратили на какое-то задание с тем временем, которое вы планировали отвести для его выполнения. Делайте выводы, чтобы лучше планировать наперед.
3. Контроль за некоторыми плохими привычками поможет оценить, сколько времени вы на них тратите.
4. Условно разделите свой день на блоки по часу или даже по полчаса. Так вам будет легче систематизировать задания.
5. Никогда не планируйте свой день на 100% – оставляйте свободное время для новых идей.
6. Закладывайте в план возможность того, что вашу работу могут прерывать. Это поможет избежать дискомфорта по поводу того, что вы не выполнили все, что запланировали.
7. Откажитесь от вещей, которые отвлекают и не дают сконцентрироваться, – контролируйте время, которое вы тратите на почту и переписку в соцсетях.
8. Полностью откажитесь от переписки, когда вы ограничены во времени и напряжены.
9. Фокусируйтесь на одном задании. Откажитесь от мультизадачности.
10. Определяйте приоритеты.
11. Выпишите три вещи, которые вы должны сделать, и не уходите, пока не закончили их.
12. Помните, что все возможно, но не все необходимо. Определяйте важность заданий.
13. Определите пять заданий на неделю и заранее продумайте, сколько времени в процентом соотношении вы бы хотели уделять каждому из них.
14. Контролируйте, реализовали ли вы свой недельный план так, как планировали.
15. Планируя день, оставляйте небольшие перерывы между заданиями, чтобы отдохнуть и снова почувствовать себя продуктивным.
16. Перерыв – это не бездельничание, а подзарядка.
17. Во время работы каждые два часа делайте хотя бы десятиминутную минутную паузу.
18. Делайте небольшую растяжку или разминку каждый час. Вы сразу почувствуете прилив сил.
19. Если вы не можете приступить к выполнению задания больше 20 минут, не тратьте время и поменяйте местами задания в своем плане. Если задание требует не больше двух минут – выполняйте его сразу.
20. Начинайте свой день с составления графика и плана. Не приступайте к работе, пока не закончите их.
21. Каждые 10 минут планирования сэкономят вам уйму времени работы.
22. Подумайте, что вы можете делать по дороге на работу или с работы домой.
23. Превратите ваши основные задания в привычки.
24. Поддерживайте вокруг себя порядок. Не забывайте, как много времени может отнять потерянная ручка.
25. Хотите ускорить встречу? Начните разговор с короткого плана того, что вам нужно обсудить.
26. Определите четкие часовые рамки для встречи – это одновременно и поможет сэкономить время, и повысит результативность беседы.
27. Научитесь говорить «нет» – постарайтесь не браться за любые задания, ведь они могут нарушить ваш график.
28. Объединяйте связаные между собой задания, чтобы повысить вашу эффективность.
29. Разделяйте бессмысленные и стратегически важные задания. Чем меньше вам нужно будет переключаться между задачами, тем лучше вы сможете сфокусироваться.
30. Помните, что лучший способ справиться с заданием – это начать что-то делать. Попробуйте начать с чего-то простого, чтобы запустить работу.
